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一、 扬州档案馆搬家背景与意义

扬州档案馆作为城市历史记忆的守护者，承担着珍贵历史档案的收集、整理、保管和利用的重要职责。随着城市发展和档案工作现代化的推进，原址已无法满足日益增长的档案存储和现代化管理需求。因此，一次扬州档案馆搬家的壮举显得尤为必要和紧迫。

此次搬家不仅是对物理空间的升级，更是对档案管理模式的革新。它意味着：

• 提升存储能力： 新馆将拥有更宽敞、更专业的档案库房，能够更好地容纳和保护数量不断增加的各类档案，为未来发展预留充足空间。

• 优化管理环境： 现代化的库房设施，包括温湿度控制系统、安防系统、消防系统等，将为档案提供更安全、更稳定的存储环境，有效延长档案的寿命。

• 推动技术升级： 搬迁过程也是引入和应用宪进档案管理技术、设备的机会，例如数字化扫描、电子档案管理系统等，将大大提升档案的检索、利用效率。

• 促进服务创新： 新的环境和技术将为档案研究、公共服务提供更便捷的平台，更好地发挥档案的社会价值。

扬州档案馆搬家是一项系统性、复杂性的工程，涉及档案的清点、包装、运输、接收、上架等各个环节，需要高度的专业性、严谨的态度和周密的计划。它标志着扬州档案事业迈向一个崭新的发展阶段。

二、 扬州档案馆搬家前期准备工作

一次成功的搬家，离不开精心的前期准备。扬州档案馆搬家的准备工作如同为一项精密的手术做准备，每一个细节都至关重要。

1. 搬家方案的制定与论证

• 成立专项小组： 组建由档案馆领导牵头，各部门骨干参与的搬家专项小组，明确职责分工。

• 需求分析： 详细评估现有档案数量、类型、尺寸、特殊保管要求（如对温度、湿度、光照等敏感的档案），以及新馆库房的布局和存储容量。

• 方案制定： 制定包含时间节点、人员分工、资金预算、安全措施、应急预案在内的详细搬家计划。方案需涵盖：

  • 档案清点与分类： 对所有档案进行细致的清点、核对，并根据档案的性质、年代、密级等进行分类，为后续的搬运提供依据。
  • 包装材料选择： 选择符合档案保护要求的专用包装箱、防潮袋、防震材料等，确保档案在运输过程中不受损。例如，对于珍贵古籍、字画等，需要采用更专业的包装方式。
  • 运输路线规划： 评估不同运输方案的可行性，选择安全、快捷、经济的运输路线，并考虑交通管制、天气等因素。
  • 人员培训： 对参与搬家的工作人员进行专业培训，包括档案包装技巧、搬运注意事项、安全操作规程等。
  • 安全保密措施： 制定严格的安全保密制度，确保档案在搬运过程中的安全，防止丢失、损毁或泄密。

• 方案论证与审批： 将初步方案提交给相关部门进行论证，广泛听取意见，并蕞终报请审批。

2. 新馆库房的建设与验收

• 库房标准化建设： 确保新馆库房符合国家档案保管的各项标准，包括：

  • 结构安全： 库房建筑结构牢固，具备良好的防火、防潮、防虫、防鼠等能力。
  • 温湿度控制： 配备宪进的恒温恒湿设备，并能实时监控和调节库房内的温湿度，使其维持在档案蕞佳的保管范围。
  • 安防系统： 安装完善的视频监控系统、门禁系统、入侵报警系统等，确保档案安全。
  • 消防系统： 配备符合国家标准的消防设施，如烟感报警器、喷淋系统、灭火器等，并定期进行维护和测试。
  • 照明系统： 采用适合档案库房的照明设备，避免使用产生过多热量的灯具，并考虑防爆要求。

• 库房验收： 在档案入库前，对新馆库房的各项设施进行严格验收，确保所有设备运行正常，各项指标符合标准。

3. 档案的整理与数字化准备

• 档案整理： 在搬家前对部分档案进行必要的整理、复核和归类，剔除不宜长期保存的档案（按规定程序处理）。

• 数字化前期准备： 对于有条件进行数字化的档案，提前做好扫描前的整理工作，并规划好数字化扫描的流程和标准，为后续的电子档案管理打下基础。

4. 搬家队伍的选择与合作

• 专业搬家公司筛选： 根据扬州档案馆搬家的特殊性（档案的珍贵性、保密性），选择具有丰富档案搬迁经验、信誉良好、专业设备齐全的搬家公司。

• 签订合同： 与选定的搬家公司签订详细的搬迁服务合同，明确服务内容、价格、时间、责任划分、保险条款等。合同中应强调对档案安全的保障措施。

三、 扬州档案馆搬家实施过程

在周密的准备之后，扬州档案馆搬家的实施阶段便正式拉开帷幕。这是一个对执行力、协作性和专业性要求极高的过程。

1. 档案的清点、登记与包装

• 精细化清点： 在搬运前，由档案馆工作人员和搬家公司人员共同对每一批次的档案进行清点、核对，确保数量准确无误。

• 编号与登记： 为每一包装箱（或每一件特殊档案）进行唯一编号，并建立详细的登记台账，记录包装箱内档案的名称、数量、存放位置等信息。

• 专业化包装：

  
  • 常规档案： 使用坚固耐用的档案专用包装箱，箱体应有良好的承重能力和防潮性。箱内档案应摆放整齐，不易松散。
  • 特殊档案： 对于字画、古籍、胶卷、磁带等特殊档案，采用更加专业的包装方法，如使用无酸纸、气泡膜、防震垫等，并做好清晰的标识，注明“易碎”、“请勿倒置”、“保持平放”等特殊提示。
  • 封箱与标识： 包装箱封口要牢固，并在箱体正面清晰标注：
    • 搬家批次号
    • 包装箱编号
    • 内含档案的大致内容（如“民国时期地契”、“20世纪80年代统计年鉴”）
    • 存放区域（如“新馆库房A区”、“新馆库房B区”）
    • 特殊指示（如“此面朝上”、“内含重要档案，请小心轻放”）

2. 档案的搬运与运输

• 装车顺序： 按照“先下后上，先里后外”的原则进行装车，确保重物在下，轻物在上，避免重压。优先将需要先卸载的档案放在易于取出的位置。

• 装载固定： 搬运过程中，使用专业的搬运工具（如搬运带、平板车、叉车等），轻拿轻放，避免野蛮装卸。装车后，使用绑带等工具对档案进行固定，防止在运输过程中发生位移或倾倒。

• 运输过程监管：

  • 专人押运： 安排档案馆工作人员全程押运，监督搬运过程，确保档案安全。
  • 车辆管理： 选用封闭式厢式货车，防止日晒雨淋和灰尘进入。车辆应保持清洁，内部无尖锐物品可能刮伤档案。
  • 运输路线与时间： 严格按照规划的运输路线行驶，避免颠簸路段，尽量选择交通顺畅的时段进行运输，缩短运输时间。
  • 信息记录： 详细记录每辆车的装载内容、车牌号、驾驶员信息、出发时间、到达时间等。

3. 档案在新馆的接收与初步上架

• 接收清点： 档案到达新馆后，由档案馆工作人员和搬家公司人员共同负责卸载和接收，核对包装箱编号与台账记录，确保无遗漏、无损毁。

• 初步上架： 根据预先规划的库房区域和档案分类，将包装箱按照编号和区域指示，初步放置到指定位置。

• 异常情况处理： 在接收过程中如发现包装箱破损、档案遗失等情况，应立即记录并拍照留证，及时与搬家公司协商处理。

四、 扬州档案馆搬家后期工作与档案管理优化

搬家并不是终点，而是档案管理新篇章的开始。扬州档案馆搬家后的收尾工作和管理优化同样至关重要。

1. 档案的正式上架与核对

• 精准上架： 将包装箱根据新馆库房的架位编号和档案的分类要求，精准地放置到货架上。确保每一箱档案都处于其应有的位置。

• 蕞终核对： 在所有档案上架完毕后，进行蕞终的全面核对，确保每一件档案都已安全到位，并且所有登记信息与实际位置相符。

2. 库房环境的监测与调整

• 持续监测： 严格按照规定，持续监测新馆库房的温湿度、空气质量等环境指标，确保档案处于蕞佳的保管状态。

• 设备调试与优化： 对温湿度控制系统、安防系统、消防系统等进行必要的调试和优化，提高其运行效率和稳定性。

3. 档案管理系统的升级与应用

• 系统录入与更新： 将搬迁过程中记录的档案信息，结合新馆的架位信息，全面录入或更新到档案馆的档案管理系统中。

• 数字化成果展示： 如果搬家过程中同步进行了档案数字化，此时可将电子档案与实体档案进行关联，提升档案检索和利用的便捷性。

• 工作人员培训： 对档案馆工作人员进行新馆环境、新设备、新系统的操作培训，确保大家能够熟练运用现代化手段进行档案管理。

4. 搬家总结与评估

• 经验 对整个搬家过程进行全面的回顾和总结，梳理成功经验和存在的不足，为未来可能的搬迁工作积累宝贵经验。

• 效果评估： 评估搬家工作是否达到了预期目标，包括档案安全性、搬迁效率、成本控制等方面。

• 档案安全检查： 在搬家完成后一段时间，对所有档案进行一次全面的安全检查，确保在搬运和上架过程中没有出现任何隐患。

5. 开启档案服务新模式

• 优化查阅环境： 新的库房布局和更优越的温湿度环境，将为前来查阅档案的社会各界人士提供更舒适、更便捷的体验。

• 拓展档案利用： 现代化的管理手段和技术应用，将有助于更有效地挖掘档案价值，为科学研究、文化传承和社会发展提供更丰富的资源。

• 提升服务水平： 通过优化流程、提升技术，全面提升档案的保管质量和服务水平。

扬州档案馆搬家是一项具有里程碑意义的工作，它不仅解决了历史遗留的硬件问题，更为扬州档案事业的现代化发展奠定了坚实基础。

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